Información de la empresa deudora
Razón social o nombre comercial, direcciones conocidas, teléfonos, correos electrónicos, sitio web, contactos responsables y cualquier entidad relacionada pertinente a la cuenta.
Recursos de cobranza comercial
Prepare una cuenta más sólida antes de asignarla.
Un historial completo y organizado ayuda a iniciar la cobranza comercial con el saldo, los contactos, los documentos y el contexto correctos.
Lista de preparación
Qué reunir para una cuenta comercial.
No todas las cuentas tendrán cada documento de esta lista. Proporcione lo disponible e identifique cualquier falta importante, disputa o acuerdo anterior que pueda afectar la cobranza.
Respaldo del saldo
Un saldo detallado, facturas, estados de cuenta, créditos, pagos, intereses u honorarios cuando estén autorizados y una explicación de cómo se calculó el monto actual.
Contrato y comprobantes de cumplimiento
Contratos, órdenes de compra, propuestas, comprobantes de entrega o terminación, órdenes de cambio, contratos de renta u otros documentos que demuestren lo prometido y lo entregado.
Historial de comunicaciones
Correos, cartas, notas, promesas de pago, conversaciones sobre planes de pago, correspondencia devuelta y fechas de contactos anteriores importantes.
Disputas y defensas
Toda queja, compensación, problema de calidad, contracargo, reclamación de garantía o desacuerdo planteado por la empresa deudora debe identificarse antes de la asignación.
Autoridad y prioridades del cliente
Los contactos autorizados para aprobar planes de pago, acuerdos o recomendaciones de escalamiento, junto con cualquier consideración comercial que DMC deba entender.
Antes de enviar
Proteja la información confidencial.
Use el formulario seguro de DMC o el portal del cliente para la documentación de la cuenta. No envíe números de Seguro Social, información financiera del consumidor, credenciales bancarias ni otros datos confidenciales innecesarios por correo electrónico común o chat en vivo.
DMC se enfoca en cuentas por cobrar comerciales. Confirme que la obligación sea entre empresas e identifique por separado cualquier garantía personal existente.
Preguntas frecuentes
Antes de enviar una cuenta.
01¿Debo enviar documentos por correo electrónico común?+
No envíe archivos confidenciales de cuentas por correo electrónico a menos que DMC se lo indique específicamente. Use el formulario seguro o el portal del cliente para los documentos de la cuenta.
02¿Enviar una consulta crea una relación contractual?+
No. Una consulta o solicitud de asignación no crea una relación con el cliente. Los servicios de cobranza comienzan únicamente bajo un contrato escrito aceptado por DMC.
03¿Qué ocurre si la empresa deudora disputó la factura?+
Incluya la disputa y los documentos relacionados. Conocer el problema desde la asignación ayuda a DMC a evaluar la cuenta y evita repetir trabajo que su equipo ya realizó.
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